Digitalisierung im Personalwesen: Vorteile und Umsetzung
Die Human Resources Abteilung, kurz HR, ist das Rückgrat eines Unternehmens. Umso wichtiger ist es, dass die Arbeitsabläufe hier problemlos funktionieren – allerdings wird das Personalwesen oft vergessen und muss in vielen Firmen immer noch mit veralteten Prozessen arbeiten. Eine Digitalisierung des Personalwesens wirkt dem entgegen und birgt zahlreiche Vorteile.
Probleme und Hürden in der Personalabteilung
Die Mitarbeiter der Human Resources Abteilung müssen stets gut organisiert sein und den Überblick über neue und bestehende Personalakten, Urlaubs- und Fehlzeiten sowie viele andere, essenzielle Daten behalten. Dazu nutzen sie oft Dokumente und Anträge in Papierform. Das führt nicht selten zu großen und unübersichtlichen Stapeln, die eine effiziente Arbeit erschweren: Wichtige Akten und Dokumente müssen in den zahlreichen Ordnern oft lange gesucht werden.
Das dauert nicht nur lange, sondern ist in vielen Fällen auch datenschutzrechtlich relevant: Etwa, wenn Mitarbeiter Dokumente mit nach Hause nehmen oder wichtige Akten verloren gehen.
Die Vorteile der Digitalisierung in der Human Resources Abteilung
Werden eben diese Dokumente und Akten digitalisiert, wird der Arbeitsalltag der Mitarbeiter im Personalwesen enorm erleichtert: Dateien sind leicht zu finden und sofort abrufbar. Damit entfällt das langwierige Suchen nach dem richtigen Ordner. Das wirkt sich letztlich auch auf die Stimmung in der Abteilung aus, die sich durch die effizienteren Arbeitsprozesse sicher verbessern wird. Zudem können sich die Mitarbeiter damit um Aufgaben kümmern, die aufgrund des vorherigen Zeitaufwands eher vernachlässigt wurden. Dabei bleiben die Dokumente und Akten zentral abgelegt und können nicht verlegt oder verloren werden.
Schließlich profitiert auch das Unternehmen selbst von einem digitalisierten Personalwesen. Durch die schnellere Durchführung oder sogar Automatisierung einiger Arbeitsschritte können durch die hohe Produktivität langfristig Kosten eingespart werden. Die Mitarbeiter anderer Abteilungen werden Aspekte wie eine schnellere Bearbeitung von Urlaubsanträgen ebenfalls zu schätzen wissen! Sogar Unterschriften können damit digital gesetzt werden.
Eine professionell umgesetzte Digitalisierung in der HR-Abteilung hat somit positive Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen.
Wie kann die Digitalisierung im Personalwesen umgesetzt werden?
Schon in wenigen Schritten und mit geringem Aufwand können Unternehmen die Digitalisierung im Personalwesen vorantreiben.
So gibt es einige Programme und Tools, die ohne großen Aufwand wichtige Leistungen erbringen können: Die Programme sind nach dem Kauf mit wenigen Klicks installiert und können sofort genutzt werden. Den Mitarbeitern des Personalwesens werden eigene Zugangsdaten zugewiesen.
Dann können etwa Zeugnisse mit wenigen Klicks erstellt werden: Fertige Vorlagen müssen zum Beispiel nur noch mit den Daten des jeweiligen Mitarbeiters gefüllt werden.
Diese Tools sind nützlich
Die Wahl des passenden Programms für das eigene Unternehmen kann aufgrund des großen Angebots schwierig sein. Die HR Prozessautomatisierung von Haufe bietet das ideale Programm für eine Vielzahl an Einsatzmöglichkeiten: Prozesse wie das Onboarding neuer Mitarbeiter kann damit ebenso erledigt werden wie das Ausstellen von Arbeitsverträgen. Dabei hat das Programm einen großen Vorteil: Für die Installation und Inbetriebnahme ist die Hilfe eines IT-Fachmanns nicht notwendig – auch Laien können das problemlos übernehmen. Damit bietet das Programm einen größtmöglichen Nutzen bei überschaubaren Kosten, die sich im Laufe der Zeit aufgrund der gestiegenen Produktivität und Agilität amortisieren werden.
